5w2h – o que é esse plano de ação e como usar na sua empresa
A metodologia 5w2h pode te ajudar a tomar melhores decisões para a sua empresa e a executar os projetos de forma mais assertiva. Saiba como implementá-la.
O que é o método 5w2h?
O método 5w2h foi criado no Japão e a sua popularização se deu por volta dos anos 1950. Com o objetivo de elevar a qualidade dos produtos e serviços oferecidos e evitar desperdícios, o plano de ação 5w2h funciona como um checklist administrativo, que ajuda a ordenar e direcionar o foco e as ações da empresa.
A metodologia 5w2h funciona como um mapa que esclarece aos envolvidos em um projeto informações importantes como:
- O que precisa ser feito;
- Por que aquela ação deve ser tomada;
- Por quem;
- Quando ou qual o período de tempo em que ela acontece;,
- Onde;
- Como será realizado e
- Quanto irá custar.
Cada uma dessas sete perguntas-chave busca responder as principais dúvidas antes e durante a execução do trabalho. Isso garante que cada participante vai entender os direcionamentos e decisões necessárias para alcançar o objetivo proposto.
Qual o conceito de 5w2h?
A sigla 5w2h vem do inglês e refere-se às letras iniciais de sete perguntas que devem ser feitas (e respondidas) ao traçar o plano de ação para a sua empresa. Confira cada uma delas a seguir.
- What? (Qual o objetivo a ser alcançado?)
Primeiro de tudo é preciso ter informações mais detalhadas sobre o projeto em questão. Assim, qualquer profissional envolvido na estratégia saberá do que se trata. Aqui, é fundamental detalhar bem a proposta para que fique clara a grande razão para aquele projeto existir.
- Why? (Por que isso é importante?)
Nessa etapa, é importante entender qual é o propósito do projeto. Ou seja, os motivos que levam a sua empresa a dispor de tempo e recursos no desenvolvimento dessa ideia, apresentando as justificativas para isso.
- Where? (Onde a ação será executada?)
A terceira pergunta que você deve responder é: onde esse projeto vai ser executado? Detalhe a região, a cidade ou a plataforma digital (como uma rede social específica, por exemplo) em que a estratégia vai ser colocada em prática.
- When? (Quando a tarefa será realizada?)
Definir prazos e limites é essencial para que todas as etapas do processo funcionem bem. Dessa forma, a execução do seu projeto tem mais chances de ser um sucesso.
- Who? (Quem será responsável pelo trabalho?)
Quem vai fazer o que? Este é o momento de definir quais são os profissionais responsáveis por cada uma das tarefas listadas no projeto, garantindo que todos os envolvidos saibam exatamente quais são as suas funções e quais entregas precisam ser feitas.
- How? (Como o trabalho será feito?)
Para alcançar o objetivo, é importante que as equipes trabalhem em conjunto. Por isso, os métodos, caminhos a seguir e processos executados devem ser esmiuçados, para que não haja dúvidas.
- How much? (Quanto irá custar para executar tal ação?)
Quanto vai custar tirar seu plano do papel? Tenha em mente o custo e os investimentos (de tempo e dinheiro) necessários para a execução do projeto. Inclua os valores e a demanda de horas que o desenvolvimento vai exigir dos profissionais de uma equipe.
Como fazer um plano de ação 5w2h?
O ideal é implementar o plano de ação 5w2h no estágio inicial de qualquer projeto ou trabalho. Isso porque essa abordagem irá ajudar a empresa a alinhar suas estratégias, e colocar todos os colaboradores na mesma página.
Quem não sabe o que precisa ser feito, como e por que fazer, tende a não concentrar os esforços naquilo que realmente importa e é, de fato, necessário.
O 5w2h pode ser elaborado em uma planilha no Excel, no Google Planilhas, em uma tabela em um editor de texto (como o Word), na ferramenta Miro ou até mesmo em uma folha de papel. Divida em sete colunas e anote, na primeira linha, as perguntas que serão respondidas. Em seguida, registre as respostas que irão gerar um direcionamento para atingir o objetivo proposto.
Quais os benefícios do método 5w2h para a sua empresa?
Usar o plano de ação 5w2h pode trazer várias vantagens para o seu negócio. Abaixo, conheça algumas delas:
- Aumento da produtividade
A partir do detalhamento das ações e responsabilidades, o desperdício de tempo com ações que não colaboram com o plano e o esforço tendem a diminuir e, assim, os times passam a ser mais produtivos. Isso porque a ideia é que o plano de ação 5w2h seja explicativo e detalhado, permitindo que as pessoas tenham mais clareza de suas metas.
- Direcionamento de responsabilidades
Quando o 5w2h é colocado em prática, todos os envolvidos têm suas atribuições, prazos e sabem o que precisam fazer para gerar resultados. Isso evita retrabalho, atraso nas entregas e conflitos internos, por exemplo.
- Controle sobre os processos
Um plano de ação 5w2h bem desenhado registra cada atividade executada. Isso possibilita o acompanhamento detalhado dos processos por gestores, líderes e outros membros da equipe que também estão envolvidos.
- Economia de tempo e recursos
Um dos desafios das empresas é definir como empregar tempo e recursos nas atividades de forma assertiva. Com o 5w2h, ao enxergar de forma separada os esforços necessários para realizar uma tarefa, fica mais fácil decidir o caminho a ser seguido.
- Colaboração entre equipes de trabalho
Um dos fatores fundamentais para uma boa experiência do cliente, segundo o Relatório Zendesk de Tendências, é a capacidade de integração de informações, o que faz com que o consumidor não tenha que repetir seu problema a cada novo atendimento.
Com a organização que a metodologia 5w2h propõe, os participantes no projeto devem encontrar maneiras de executar colaborativamente suas ações para que o resultado seja o esperado – inclusive pelo consumidor final.
- Decisões mais confiáveis
A abordagem 5w2h ajuda na construção de um planejamento mais detalhado, que serve como fonte de informação para avaliar pontos de melhoria e facilitar a tomada de decisões na empresa.
Fonte: 5w2h: o que é esse plano de ação e como usar na sua empresa
